מבוא

המאמר עוסק בניתוח תכניות "חבר מביא חבר" (Referral Programs) ככלי לגיוס עובדים בארגונים, ומציג את היתרונות, החסרונות, המאפיינים והתנאים הדרושים להפעלתן היעילה. מטרת המחקר היא לבחון כיצד תוכניות מסוג זה משפרות את תהליכי הגיוס, להציע אלגוריתם לפיתוחן, ולהגדיר קריטריונים למדידת הצלחתן. המחקר נערך במפעל תעשייתי גדול בעיר יקטרינבורג שברוסיה, שבו מועסקים מעל 5,000 עובדים. נמצא כי יותר משליש מהמשרות שנאוישו בשנת 2023 נסגרו בזכות הפניות של עובדים קיימים או עובדים לשעבר, אך למרות הנתון המרשים – הפוטנציאל של התוכנית לא מומש במלואו, בעיקר בשל היעדר שילוב בינה לבין כלים דיגיטליים אחרים ובשל מעורבות נמוכה של העובדים.

המאמר פותח ברקע תאורטי רחב על חשיבות ההון האנושי בארגון ועל האתגר שבגיוס עובדים מיומנים בתקופה שבה קיימת תחרות עזה על כוח אדם איכותי. בתוך כך מוצגת עליית העניין האקדמי והיישומי בתחום הגיוס באמצעות הפניות. הנתונים מראים על גידול חד במספר הפרסומים המדעיים בנושא בעשור האחרון, דבר המצביע על עלייה משמעותית בחשיבות התופעה בקרב חוקרים ומעסיקים כאחד.

שיטות המחקר

לצורך ניתוח תופעת הגיוס באמצעות הפניות, החוקרים השתמשו במספר שיטות מחקר משולבות. נעשה שימוש בניתוח משני של נתונים סוציולוגיים שנאספו על ידי מרכזי מחקר בתחום משאבי האנוש, לרבות סקר של פורטל Superjob.ru שנערך בקרב אלף אנשי משאבי אנוש מ-245 יישובים ברחבי רוסיה. בנוסף בוצע סקר בקרב 216 עובדים במפעל שנבדק, שכלל 41% נשים ו-59% גברים. החוקרים ערכו גם 12 ראיונות חצי-מובנים עם מנהלי משאבי אנוש ומנהלי מחלקות, ובחנו מסמכים פנים-ארגוניים הנוגעים לגיוס עובדים ולתקנות פנימיות. שילוב השיטות אפשר קבלת תמונה רחבה על היבטי התפעול והתרבות הארגונית הקשורים לגיוס באמצעות הפניות.

ממצאים ודיון

הממצאים מצביעים על כך שמחסור בעובדים מיומנים גורם למעסיקים להפעיל מגוון ערוצי גיוס, ובתוכם גיוס באמצעות הפניות תופס מקום הולך וגדל. לפי נתוני מרכז המחקר NAFI, 58% מהעובדים ברוסיה מצאו עבודה באמצעות מכרים, מה שהופך את השיטה לשיטה הפופולרית ביותר. בקרב גילאי 35-44, שיעור זה אף עולה ל-62%. לשם השוואה, רק 29% מציינים שימוש באתרים מקוונים כאמצעי העיקרי למציאת עבודה.

המאמר מציג את יתרונותיה של שיטת הגיוס באמצעות הפניות: היא חוסכת בעלויות פרסום, מאיצה את תהליך הגיוס ומובילה לשיעורי הישארות גבוהים יותר של עובדים חדשים. לדוגמה, ברשת המסעדות האמריקאית Brooklyn Bowl שיעור ההתמדה בעבודה של עובדים שהומלצו על ידי חברים עומד על 80-90%, לעומת 50% בלבד בכלל העובדים. בנוסף, מועמדים שמגיעים דרך הפניות נוטים להיות איכותיים יותר ומקבלים את הצעת העבודה מהר יותר. גם השימוש ברשתות חברתיות כחלק מהתהליך מאפשר להגיע ל-15%-20% מהעובדים החדשים.

עם זאת, המחקר מתאר גם חסרונות ואתגרים: לעיתים העובדים ממליצים על מועמדים שאינם מתאימים למשרה מתוך מניעים אישיים, ולאו דווקא מקצועיים. יש גם קושי תפעולי הדורש עדכון שוטף של העובדים על תנאי התוכנית ומעקב אחר תוצאותיה. בנוסף, נדרש פיקוח על שקיפות התהליך כדי לשמור על אמון בין ההנהלה לעובדים.

במפעל שבו נערך המחקר נמצאה תכנית הפניות קיימת, אך יישומה היה חלקי בלבד. העובדים לא הבינו את שלבי התהליך, לא הייתה מערכת ממוחשבת לניהול ההמלצות והכל התנהל ידנית. כתוצאה מכך, היעילות הייתה נמוכה.

הצעות לשיפור

החוקרים מציעים שורה של צעדים לשיפור אפקטיביות התוכנית:
ראשית, יש לעגן את התוכנית בתקנות פנימיות ברורות שיכללו את מטרותיה, הכללים להשתתפות בה, דרכי הגשת ההמלצות והקריטריונים לקבלת בונוס. שנית, מומלץ ליצור פלטפורמה דיגיטלית באתר הארגון שתאפשר לעובדים למלא טפסים מקוונים של "המלץ על מועמד", לעקוב אחר מצב ההמלצה ולשתף קישורים אישיים. הדבר נועד להפחית בירוקרטיה ולחזק את האמון בתהליך.

שלישית, יש לקיים הדרכות למגייסים ולמנהלים במטרה להטמיע את עקרונות השיטה ולנתח יחד מקרי הצלחה וכישלון. רביעית, מומלץ לגבש מערכת תגמול ברורה הכוללת בונוסים כספיים או מתנות, בהתאם לדרג העובד שהובא. במפעל הנחקר, לדוגמה, עובד שהביא מועמד מוצלח קיבל בין 5,000 ל-20,000 רובל בהתאם למשך העסקת המועמד. החוקרים מדגישים כי יש לעדכן את גובה הבונוס מעת לעת כדי לשמור על הרלוונטיות והמוטיבציה של העובדים.

בנוסף, יש להפעיל מנגנוני תקשורת פנימיים מתמשכים – כגון דוא"ל ארגוני, ניוזלטרים, לוחות מודעות, צ'אטבוטים ופרסום באתר החברה – כדי לשמור על מעורבות עובדים ולעודד השתתפות פעילה. לבסוף, מוצעת מערכת מדידה הכוללת מדדים כמו שיעור ההפניות מתוך כלל הגיוסים, אחוז המועמדים שהתקבלו לעבודה והשלימו את תקופת הניסיון, ומספר ההמלצות שנדחו.

מסקנות

המאמר מסיק כי גיוס באמצעות הפניות הוא אחד הערוצים המובילים והיעילים ביותר להשגת עובדים איכותיים. הוא מתאפיין בעלויות נמוכות יחסית, במהירות גיוס גבוהה ובתרומה משמעותית למעורבות העובדים ולתחושת השייכות הארגונית. עם זאת, רק כמחצית מהחברות הרוסיות מפעילות כיום תוכניות מסודרות מסוג זה, בעוד שהאחרות נמנעות מכך בשל קשיים טכנולוגיים, ארגוניים או פסיכולוגיים.

החוקרים ממליצים על "הפעלה מחדש" של התוכניות הקיימות באמצעות אוטומציה של התהליכים, הדרכת מגייסים, מתן תמריצים לעובדים המעורבים בתוכנית ויצירת מערך תקשורת קבוע לשיתוף מידע על משרות פנויות. מדידה שוטפת של תוצאות התוכנית תאפשר בקרה על יעילותה ותתרום לשיפור מתמיד.

לסיום, המאמר מדגיש כי בעולם העבודה המודרני, ובמיוחד בתעשיית ההייטק, שיטת "חבר מביא חבר" משמשת כאחת האסטרטגיות המרכזיות והאפקטיביות ביותר לגיוס עובדים, בשל תרומתה לא רק ליעילות התפעולית אלא גם לחיזוק תרבות ארגונית מבוססת אמון, אחריות הדדית ושיתוף פעולה. שילוב נכון בין תמריצים, אוטומציה ומודעות עובדים יכול להפוך את תוכניות ההפניה לאחד הכלים החשובים ביותר בגיוס כוח אדם איכותי בעידן הדיגיטלי.

חשיבות המאמר

המאמר חשוב משום שהוא מציע בחינה מעמיקה ומבוססת אמפירית של אחד הכלים היעילים והנפוצים ביותר בגיוס עובדים – תוכניות "חבר מביא חבר". חשיבותו נובעת מכך שהוא אינו מסתפק בתיאור התופעה אלא מציע מתודולוגיה סדורה לפיתוח, יישום והערכת יעילות של תוכניות הפניה בארגונים. בעידן שבו התחרות על כוח אדם איכותי גוברת, במיוחד בתעשיות מבוססות ידע כמו ההייטק, המאמר מדגיש כיצד שילוב בין תמריצים, אוטומציה ומעורבות עובדים יכול לשפר משמעותית את תהליכי הגיוס ואת רמת המחויבות הארגונית. תרומתו העיקרית של המחקר היא בהצגת מודל מעשי הניתן ליישום במגוון סוגי ארגונים, תוך הדגשת חשיבות השקיפות, התקשורת וההון האנושי כבסיס לגיוס מוצלח ולקידום תרבות ארגונית חיובית. המאמר מתאים לכתיבת עבודות אקדמיות על גיוס עובדים.

מקור

Aleksandrova, N. A., Aleksandrov, V. A., Kukhar, V. S., Salikhova, M. N., & Kazantseva, N. K. (2024). Referral programs as a referral recruiting tool. In BIO Web of Conferences (Vol. 140, p. 06006). EDP Sciences.‏